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2005-11-14

Congres de l’ASTED 2005

Congrès de l’ASTED 2005

J’assiste vendredi le 11 novembre 2005 au Congrès de l’ASTED (Association pour l’avancement des sciences et des techniques de la documentation). J’ai la chance de prendre part à quelques conférences et vous offre mes commentaires.

Je débute la journée par Portail d’entreprise / Intranet : Quelle information partager et comment ? animé par Christine Hiller, Chargée de cours, EBSI, Université de Montréal.

Le premier conférencier se nomme Christian Rémillard, et il est Webmestre, Direction des bibliothèques, Université de Montréal Sa présentation porte le titre La chaîne de publication Web : quelles pratiques de gestion adopter?

Explication très intéressante sur l’évolution des sites web des services documentaires. Au départ c’est souvent une initiative d’un employé plus près des nouvelles technologies et intéressé par celles-ci. Le webmestre devient celui qui code en html des documents issus de l’organisation. Son rôle est de rendre accessible en format web de l’information qui existe déjà sous une autre forme dans l’organisation. Puis le contenu augmente avec les années mais les méthodes de publications n’ont que très peu évolué. M. Rémillard propose donc de modifier la chaîne de publication (créateur de contenu-webmestre-serveur) en trouvant des solutions pour fournir aux créateurs de contenu des outils plus simples et pratiques tel les CMS pour publier directement. Le rôle du webmestre devient alors davantage un rôle de coordonnateur entre les créateurs de contenu, le public et les technologies. Il devient alors primordial pour le webmestre de maîtriser parfaitement tous les aspects technologiques; CMS, SQL, Client-Serveur, OO, UML, XML, SGML. Christian Rémillard propose également une réflexion sur la quantité de travail nécessaire à une réutilisation de l’information dans le cadre d’une migration d’un cms vers une autre solution.

Le deuxième conférencier est Khalid Jouamaa, Chef divisionnaire adjoint, Bell Canada et sa conférence porte le titre Implantation d’un portail d’entreprise.

On traite peu de l’implantation pour offrir plutôt une vue d’ensemble du portail et de ses particularités. Présentation visuelle du portail du Centre d’information sur les marchés de Bell Canada et de ses fonctionnalités. Interface simple, agréable, aux normes et tendances actuelles. Solution technologique de Bell Canada.
Outil de recherche performant qui utilise simplement l’outil de recherche de Microsoft et une base de données SQL. Semble très bien fonctionner et réussis à présenter l’information de façon très efficace en plus de « clusteriser » les résultats selon les grands axes de l’entreprise.
Abonnement à une revue de presse quotidienne pour chaque utilisateur.
La gestion des abonnements est dans les mains de l’utilisateur et les changements sont reflétés immédiatement.
Espace personnel pour y entreposer ses documents, ses liens, ses nouvelles, ses tâches.
Système complexe de coûts et économies basé sur l’utilisation des différents rapports par les collaborateurs, contributeurs et lecteurs. Certains documents sont payés par le portail et d’autres sont payés par les unités.
Le portail a été offert aux utilisateurs du groupe et la plupart ont adoptés cette nouvelle façon de travailler. L’ajout d’une fonctionnalité permettant d’associer des factures à des projets à permis de fournir un « bonbon » aux gestionnaires même si le portail n’a pas de liens avec la comptabilité.

Une autre conférence très intéressante est animé par Charles Ramangalahy, Professeur, EBSI, Université de Montréal et traite de Collaboration, partage des connaissances dans les organisations.

Premièrement, François Riou, Conseiller gestion de l’information documentaire, Centre de services partagés, Gestion de l’information documentaire, Hydro-Québec nous explique comment il a monté un Réseau de partage et de collaboration en gestion documentaire à Hydro-Québec.

Afin de briser l’isolement des personnes qui s’occupent de la gestion d’information documentaire chez Hydro-Québec , M Riou a décidé de créer une communauté de pratique. La mise en place de cette communauté de pratique répond alors aux besoins de partage et de collaboration entre les ressources d’une fonction décentralisée (multi-sites, multi-divisions, multi-unités administratives).
Utilisation du logiciel de gestion d’information Livelink déjà en place pour effectuer la gestion d’information de la communauté associé avec un forum. Les besoins pousseront prochainement la recherche d’un outils plus performant pour favoriser les échanges.
L’animation de la communauté occupe maintenant 40% du temps de François Riou. Très grand succès de l’opération. Consignation des pratiques, échanges entre collègues, réutilisations d’outils ne sont que quelques uns des avantages de la mise sur pied de ce réseau de partage.
Utilisation très judicieuse de nombreuses statistiques (contribution, lecture, participation) afin d’appuyer et de justifier de telles pratiques. À noter également que M.Riou utilise un beau schéma heuristique pour avoir une vue d’ensemble de son projet.

Par la suite, Carole Brouillette, Chef-Gestion de l’information et du savoir, Sanofi-Aventis nous présente Le partage des connaissances dans les organisations privées.

Mme Brouillette nous expose sa vision du rôle pro-actif du professionnel de l’information au sein des équipes de travail en proposant de nouvelles méthodes de travail. A réussis à convaincre les utilisateurs en notant la présence d’informations non identiques sur lesquelles les différentes unités administratives se basent pour faire évoluer leur travail. Débute son projet avec des produits pour le diabète et pour les maladies coronariennes soit des produits qui touchent un petit groupe d’utilisateurs locaux. Approche par produit avec des documents associés à ce produit. Les unités Recherche, Marketing, Administration s’approvisionnent maintenant tous au même endroit pour trouver la meilleure information à jour. Solution technologique acheté (Academus 6) mais modifiée pour répondre à leurs besoins pendant une période d’un an et demi.